ZUGFeRD – optimierter Rechnungseingang mit lobodms

ZUGFeRD

Verbesserte automatische Erkennung dank ZUGFeRD-konformer Belege

ZUGFeRD ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen.

Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Der Vorteil an ZUGFeRD-Rechnungen ist, dass Sie im PDF-Container daher kommen. Daraus folgt, dass Empfänger, die nicht ZUGFeRD-Rechnung verarbeiten können oder wollen, problemlos die herkömmliche „gedruckte“ PDF-Rechnung verwenden können. Selbst wenn dem Empfänger nicht bekannt ist, dass er eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen hat, kann er sie mit seinem PDF-Viewer wie jedes andere PDF-Dokument öffnen, ansehen und drucken.

Ausschnitt Ansicht des „normalen“ PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung

Im PDF-Container einer jeden ZUGFeRD-Rechnung steckt jedoch noch eine XML-Datei. Diese enthält alle relevanten Daten einer Rechnung in einer maschinenlesbaren Form. Der im Verhältnis fehleranfällige Schritt der Erkennung dieser Daten durch eine Person oder ein Bilderkennungstool in der Rechnungseingangsbearbeitung kann dadurch entfallen.

Ausschnitt Ansicht des XML-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung

100 % korrekte Daten

Die Erkennungsrate der relevanten Daten der verarbeiteten Eingangsrechnungen steigt dadurch enorm. 100% sind jetzt erstmals wirklich realistisch. Vorausgesetzt der Absender hat die Daten richtig angegeben.

Wichtig ist hierbei natürlich eine entsprechende Schnittstelle im Rechnungseingangsprozess.

Wer bereits lobodms als Dokumentenmanagementsystem mit dem Modul Rechnungseingangsbearbeitung (REB) einsetzt hat bereits, besitzt die Voraussetzung um ZUGFeRD-Rechnungen im Eingang zu verarbeiten.

ZUGFeRD mit lobodms

Die Erfassung der Eingangsrechnungen kann dabei über ein Web-Portal erfolgen. Damit ist an den jeweiligen Arbeitsplatz kein lobo-Client notwendig, sofern hier nur Eingangsrechnungen erfasst werden sollen.

Bei der Erfassung von Eingangsrechnungen im Web-Portal werden alle PDF-Rechnungen, unabhängig ob ZUGFeRD-konform oder nicht, nach und nach eingelesen und verarbeitet. Dabei muss die bearbeitende Person die entsprechenden Index-Daten aus der Rechnung entnehmen. Handelt es sich bei dem aktuell zu bearbeitenden Beleg um eine ZUGFeRD-konforme Rechnung, erkennt das Webportal dies automatisch und es werden entsprechende Index-Datenfelder automatisch ausgefüllt.

Dieser Schritt kann bei Bedarf komplett automatisiert werden. Zu beachten ist dabei aber, dass dann die bearbeitende Person keine weiteren Informationen anreichern kann, wie z.B. die interne Kostenstelle. Dieser Umstand sollte bei der Entwicklung des internen Rechnungseingangsprozesses sowie dem entsprechenden Workflow berücksichtigt werden.

Erfassung von Belegen über das Web-Portal, hier eine ZUGFeRD-Konforme Rechnung

Die erfassten Eingangsrechnungen werden wie gewohnt im lobodms mit ihren Indexdaten abgelegt. Das ursprüngliche Rechnungsdokument bleibt dabei erhalten und kann jederzeit unverändert wieder abgerufen werden.

Ab hier startet der gewohnte Rechnungseingangsprozess wie z.B. die Freigabe durch die Kostenstellen und anschließender Übergabe als Buchungssatz an das Buchhaltungssystem.

Erfassung von Belegen über das Web-Portal, hier eine ZUGFeRD-Konforme Rechnung

Weiterführende Informationen zum Thema ZUGFeRD finden Sie beim Forum elektronische Rechnung Deutschland.

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