FAQ HITS Inventarmanager – Häufig gestellte Fragen

FAQ Inventar-Manager

Häufig gestellte Fragen zum Inventarmanager.

  • In unserem FAQ zum HITS Inventarmanager finden Sie Antworten auf die meist gestellten Fragen.

1. Wo erhalte ich den HITS Inventarmanager?

Im AppStore oder auf GooglePlay!

Möchten Sie Ihr Inventar auf dem PC nutzen bzw. Ihr Inventar auf verschiedenen Endgeräten bearbeiten, so müssen Sie eines der beiden Abo’s unter InApp-Käufe erwerben.

Ihnen gefällt der Inventar-Manager, Sie benötigen jedoch Individualanpassungen, eine Firmenlösung, Unterstützung beim Erstellen von mehreren Accounts oder sind eine gemeinnützige Einrichtung?

Gerne können wir Ihnen nach gemeinsamen Absprachen ein für Sie definiertes Angebot zukommen lassen. Hier kommen Sie zur Angebotsanfrage.

2. Welche Kosten kommen auf mich zu?

Wollen Sie Ihr Inventar auf anderen Geräten oder im Web nutzen, müssen Sie eines der beiden Abo’s kaufen.

Wir bieten ein Starter-Abo, sowie ein Professional-Abo an. Diese finden Sie unter In-App-Käufe.

Das Starter-Abo kostet monatlich: 4,99€ und im Jahr 48,99€.

Beinhalten tut dies den Webzugriff, sowie den Sync zwischen den verschiedenen Endgeräten, 2 weitere Benutzer, nachdem Sie Ihren Hauptaccount erstellt haben, 300 Inventare, die Barcode-Erfassung, Vorgänge und den Import/Export.

Das Professional-Abo kostet monatlich 14,99€ und im Jahr 149,99€.

Beinhalten tut dies alle Funktionen des Starter-Abo’s + das unbegrenzte Anlegen vom Inventar, sowie Benutzern und die Möglichkeit mehrere Etiketten zu drucken. 

3. Sicherheit Ihrer Daten

Der Inventarmanager speichert Ihre Daten (sofern ein Abo erworben wurde) in einer verteilten CouchDB Datenbank. Neben vielen weiteren Vorteilen, welche uns unter anderem den Support vereinfachen, ist damit auch ein Sync zwischen Ihren verschiedenen Endgeräten verbunden. Die Datenbank befindet sich in unserem eigenem Bürogebäude in einem gesicherten und überwachten Serverraum.

Des Weiteren wird täglich ein Backup der Maschine erstellt und auf weitere Standorte verteilt, so ist ein Verlust Ihrer Daten quasi unmöglich.

Wichtiger Hinweis: Wir können die Datensicherheit nur sicherstellen, wenn ein Account erstellt wurde.

4. Wie erhalte ich einen Login/Benutzer?

Um einen Login zu erhalten, müssen Sie zunächst in den In-App-Käufen ein Abo erwerben. Nach erfolgreichen Kauf öffnet sich die Registrierungsmaske. Dort können Sie nun Ihre Daten eintragen. Nach bestätigen der Form, sind Sie direkt mit Ihrem Account angemeldet und können Ihr Inventar auch von anderen Geräten bearbeiten.

5. Warum kann ich mich nicht mehr anmelden?

Nach der 4-maligen Falscheingabe des Passwortes wird Ihr Zugang aus Sicherheitsgründen gesperrt. Wenn dies bei Ihnen passiert ist, kontaktieren Sie uns bitte per Mail an inventar-manager@pfitconsult.de oder per Support-Funktion des Inventar-Manager’s. 

6. Ist die Bearbeitung meines Inventars auch am PC möglich?

Sofern Sie ein Abo erworben und sich registriert haben, können Sie sich unter inventar.pfitconsult.de mit Ihren Login-Daten anmelden um Ihr Inventar auch im Browser am PC zu bearbeiten.

Wichtiger Hinweis: Internet Explorer wird von uns nicht mehr unterstützt!

7. Wie funktioniert die Synchronisierung?

Haben Sie sich registriert, werden die Daten auf unserer Firmen-Cloud gespeichert. Unsere Firmen-Cloud ist ein Hochverfügbarkeits-Speichercluster, dazu haben wir auch noch eine weitere Node in einem externen abgesicherten Gebäude hinzugefügt.

Ihre Daten werden dann von den jeweils benutzten Geräten aus der Cloud geholt. Dadurch ist es möglich, dass alle Geräte, auf denen Sie mit der App arbeiten, den gleichen Arbeitsstand haben.

8. Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre registrierten Daten liegen auf unserem eigenen Server. Dieser befindet sich in Deutschland und erfüllt die aktuellen Datensicherheits- und Datenschutzrichtlinien.

Die Anwendung HITS Inventarmanager läuft in einer gekapselten Maschine und die Daten werden auf einer verschlüsselten Festplatte gespeichert.

Ihre erfassten Inventardaten sind auf Ihrem Handy gespeichert. Nach Account-Erstellung werden diese auf dem Gerät und zusätzlich noch auf unserem Server gespeichert.

Die Übertragung der Daten erfolgt per SSL-Verschlüsselung. 

9. Ich benötige ein weiteres Kategorie-Feld

Wenn ein Feld, dass Sie zur Beschreibung Ihres Inventars benötigen, noch nicht vorhanden ist, dann können Sie es ganz einfach selbst erstellen.

Gehen Sie dafür auf den Tab „Kategorien“. Dort wählen Sie die entsprechende Kategorie aus und klicken auf „Kategorie bearbeiten“ und anschließend auf den „+“-Button der unten zu sehen ist. Nun können Sie die Bezeichnung, sowie den Feldtypen und weitere Einstellungen wählen.

10. Meine bereits getätigten Käufe sind weg.

Sollte es vorkommen, dass ihre gekauften Daten verschwunden sind, gehen Sie auf In-App-Käufe in der Navigation und tippen oben auf „Käufe wiederherstellen“.

Es werden dann Ihre Käufe überprüft und die Daten aktualisiert.

Sollten keine Daten gefunden werden, versichern Sie sich, dass Sie auch mit dem richtigen Account im jeweiligen Store angemeldet sind.

Werden die Käufe weiterhin nicht angezeigt, so wenden Sie sich per Support-Funktion, Mail oder per Telefon an unseren Support.

11. Wie kann ich einen Inventareintrag wieder löschen?

Um ein Inventar zu löschen, müssen Sie den Gegenstand nach links schieben/wischen. Dann erhalten Sie die Optionen „kopieren“ und „löschen“. Klicken Sie auf löschen und Ihr Inventar ist gelöscht. Dies funktioniert beispielsweise genauso bei Kategorien.

12. Wie funktioniert der Barcode Scanner?

Hinter einem Barcode verbirgt sich eine sogenannte EAN (European Article Number), die das Produkt identifiziert. Wird ein Barcode gescannt, werden über eine kostenpflichtige professionelle Seite die Daten dazu gefiltert. Nachdem das Produkt in der Suche gefunden wurde, wird das Inventar in der App dargestellt und kann angelegt werden.

Wichtiger Hinweis: Die Barcode-Scanfunktion ist erst nach Erwerb eines Abos möglich.

13 Detaillierte Verlaufshistorie eines Inventars

Haben Sie einen Account erworben, können Sie auf das Inventar und anschließend auf den QR-Code oder auf das Druckersymbol in der oberen Toolbar tippen.

Dort haben Sie nun die Möglichkeit einen Verlauf zu drucken bzw. als PDF zu speichern.

14. Empfehlung Etikettendrucker

Wir empfehlen als Etikettendrucker den Brother QL-720NW, sowie den Brother PT-E550WVP.

 

Zum Brother QL-720NW: Dieser ist ein professioneller Etikettendrucker für Einzel- und Endlosetiketten, der Etiketten mit einer Breite von 62 mm mit 150 mm/Sek bedrucken kann. Er kann über seine USB-, LAN- oder WLAN-Schnittstelle in ein Netzwerk integriert werden. Über WLAN ist auch die Nutzung per Smartphone/Tablet möglich.

Den Drucker haben wir mittlerweile seit einigen Jahren im Einsatz.

Den neuen Brother PT-E550WVP haben wir uns erst vor einigen Wochen angeschafft, dieser nutzt das gleiche Verbrauchsmaterial und ist somit perfekt für uns geeignet gewesen.

15. Wie können alle QR Codes hintereinander ausgedruckt werden?

Wenn Sie auf „Inventar“ in der Navigation tippen und anschließend oben rechts auf die 3 Punkte neben dem Filter-Icon, öffnet sich ein Fenster.

Dort tippen Sie dann auf „Etiketten drucken“, nun haben Sie die Möglichkeit nach Inventar zu suchen, welches dann im unteren Teil bei „Ausgewähltes Inventar“ angezeigt wird.

Haben Sie alle Produkte ausgewählt, für die Sie einen QR-Code drucken möchten, klicken Sie auf „Zur Papierauswahl“. Nun können Sie das Format und den Stil wählen, anschließend dann auf „Zum Design“.

Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, weitere Felder dem Etikett hinzuzufügen.

Sind Sie fertig mit der Auswahl, tippen Sie auf PDF generieren.

Wichtiger Hinweis: Diese Funktion ist nur für Nutzer mit dem Pro-Abo verfügbar.

16. Weiterentwicklung der App

Der HITS Inventarmanager wird stetig um neue Features, welche von unseren Kunden gewünscht wurden, erweitert.

Sollte sich ein Bug im Arbeitsablauf der App finden, so wird dieser natürlich auch so schnell wie möglich behoben.

Eigene Anregungen und Wünsche können Sie uns gern per Mail oder über die Support-Funktion des Inventar-Managers zukommen lassen.

Die aktuelle Funktionsliste können Sie hier einsehen – Funktionsliste

17 Wie erstelle ich Räume zum Standort und zeige das Inventar für diesen an?

Tippen Sie in der Navigation auf Standorte und anschließend auf den Standort, für welchen Sie einen Raum erstellen wollen. Tippen Sie nun auf „Standort bearbeiten“, über das blaue „+“ unten Rechts haben Sie die Möglichkeit nun einen Raum hinzuzufügen. Geben Sie einen Raumnamen ein und anschließend  auf speichern oben rechts.

Ist der Raum erstellt und haben Sie diesem Inventar hinzugefügt, können Sie dies nun auch unter Standorte -> ausgewählten Standort betrachten und bearbeiten.

Dafür tippen Sie dann oben auf „Bitte einen Standort wählen“ und wählen Ihren Raum zu diesem Standort aus.

18. Wieso kann ich meine CSV-Datei nicht importieren?

Bevor Sie eine eigene CSV-Datei importieren, empfehlen wir erst einen Export zu machen, damit Sie sehen, wie die CSV aufgebaut ist.

Haben Sie nun Ihre eigene CSV angepasst und können Sie diese weiterhin nicht exporieren, liegt dies vermutlich an dem Format bzw. der Encoding.

Wir nutzen Western (Windows Latin 1), da dies der meistverbreitete Excel-Standard ist.

19. Kann man den Namen der Datenbank ändern?

Der Haupt-Benutzer, über welchen die Datenbank angelegt wurde, hat die Möglichkeit unter Einstellungen -> Datenbank, den Namen der Datenbank zu ändern.

Die anderen Benutzer übernehmen diesen dann.

20. Wie kann ich Mitteilungen erstellen?

Mitteilungen können direkt in den Inventar-Details oder in den Kategorien (Kategorie bearbeiten) erstellt werden.

Drücken Sie auf den Button „Mitteilungen“, es öffnet sich ein Fenster in welchem bereits erstellte Mitteilungen angezeigt werden.

Über das „+“ können Sie eine neue erstellen. Nun sehen Sie ein weiteres Fenster mit einer Form, die gefüllt werden muss.

Hier haben Sie die Möglichkeit auswählen an wem die Mitteilung versendet werden soll, welches Feld geprüft wird, sowie unter anderem auch, welche Nachricht in der Push-Benachrichtigung angezeigt werden soll.

21. Wie lösche und bearbeite ich Mitteilungen?

Bereits versendete Mitteilungen können Sie bspw. über den Tab „Mitteilungen“ unten in der Toolbar löschen.

Noch offene können Sie über die Liste löschen, welche sich bei den Inventar-Details > „Mitteilungen“  befindet.

Dort dann nach Links wischen, bis sich der „Löschen“-Button zeigt.

Um eine Mitteilung zu bearbeiten, tippen Sie einfach auf diese in der eben genannten Liste.

22. Wie erstelle ich Vorgänge?

Einen Vorgang für ein bestimmtes Inventar erstellen Sie am Handy, indem Sie das Inventar nach rechts wischen (wischen Sie nach Links, finden Sie die Button „Kopieren“ und „Löschen“).

Tippen Sie nun auf „Vorgang“, anschließend öffnet sich ein PopUp-Fenster in dem Sie einen Vorgang wählen (Verkauft, Verliehen etc.)

Nun können Sie das Datum, die Anzahl, die Person auswählen, sowie ein Kommentar hinterlegen.

Bei der Anzahl haben Sie einen Auswahlbereich von -10 bis +10. Heißt, wenn Sie beispielsweise den Vorgang verkauft wählen und als Anzahl -1 auswählen, wird die Anzahl des Inventars um 1 verringert.

Die erstellten Vorgänge zum Inventar finden Sie in den Inventar-Details ganz unten.

23. Wie importiere ich mehrere Personen?

Mehrere Personen importieren Sie, indem Sie im Tab „Personen“ auf das + tippen und anschließend auf das CSV-Icon.

In dieser CSV können Sie auch direkt Personengruppen eintragen und hochladen.

Es ist ratsam erst einen Export der derzeitig hinterlegten Personen zu machen, damit Sie wissen, wie die CSV aussehen muss. Den Export können Sie über das CSV-Icon oben rechts erstellen.

Hinweis: Über den gleichen Weg können Sie auch Händler exportieren sowie Importieren.

24. Kann ich in der Auswertung die Felder ändern?

Ja, dies ist über das „Bearbeiten“-Icon rechts möglich.

Tippen Sie auf das Icon und wählen die Felder aus, welche in der Auswertung mit angezeigt werden sollen. Anschließend können Sie die Auswertung als PDF oder CSV herunterladen (Die jeweiligen Icon’s oben Rechts).

25. Dokumente über Dateien hochladen (Nur IOS)

Haben Sie ein Apple-Gerät können Sie Dokumente über Dateien hochladen. Dazu gehen Sie auf „Dateien“ auf dem IPhone oder IPad,  anschließend auf „Auf meinem iPhone“ und in den Ordner „Inventar-Manager“.  Verschieben oder Scannen Sie (3 Punkte oben Rechts) Dokumente in diesem Ordner und tippen dieses anschließend an. Es öffnet sich nun der Inventar-Manager und Sie haben die Möglichkeit,  das Dokument anzuzeigen oder zu einem Inventar zu speichern.

26. Wie lösche ich eine Kategorie, Händler etc.

Um eine Kategorie, einen Händler oder bspw. einen Standort zu löschen, ziehen bzw. wischen Sie diesen nach Links.Nun wird die Option „Löschen“ angezeigt, tippen Sie auf diese Option um diese auszuführen.

Bei den Kategorien haben Sie außerdem noch die Möglichkeit diese zu kopieren.

27. Wie erstelle ich eigene Standardwerte/Vorbelegungen

Gehen Sie wie folgt vor, um eigene Standardwerte für bestimmte Felder festzulegen:

Einstellungen >  Inventar-Vorbelegeung > rechts auf „Erstellen“.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie Ihr Feld auswählen können. Haben Sie Ihr Feld ausgewählt, können Sie nun den Wert eintragen.

28. Wie übertrage ich Daten auf eine andere Datenbank

Um Daten von einer Datenbank zu einer anderen zu übertragen, müssen Sie zunächst der Besitzer der derzeitig ausgewählten Datenbank sein. 

Ist dies der Fall, finden Sie unter „Einstellungen > Datenbank“ die Option „Datenbank übertragen“. 

Tippen Sie auf diese Option, öffnet sich ein Modal, in diesem können Sie nun Ihre Auswahl treffen von welcher und zu welcher Sie die Daten übertragen möchten.

Des Weiteren haben Sie dort die Möglichkeit auswählen, ob Sie Ihre Datenbank nach der Übertragung löschen möchten.

29. Wie erstelle ich Benutzerrollen und weise diese zu?

Eine neue Benutzerrolle erstellen Sie unter Einstellungen > Erstellte Benutzer. Dies ist jedoch nur Möglich, sofern Sie bereits einen Benutzer erstellt haben.

Anschließend sehen Sie oben das Feld „Benutzerrollen“ und rechts den „+“ Button, tippen Sie auf diesen um eine neue Rolle anzulegen. 

Nun haben Sie die Möglichkeit der Rolle einen Namen zu geben, sowie die Rechte wie gewünscht anzupassen. Als Beispiel können Sie eine Rolle „Nur Lesen“ mit den Rechten „Nur lesen“ erstellen oder eine weitere Rolle, welche bspw. bestimmte Seiten nicht sehen darf.

Dies können Sie dann per Seiten-Optionen einstellen.

Um die eben erstellte Rolle nun einen Benutzer zuzuweisen, tippen Sie rechts neben dem Datenbanknamen unter dem Benutzer auf das leere Feld, es öffnet sich ein Select-Fenster > wählen Sie dort Ihre Rolle aus.

Um eine Benutzerrolle zu löschen, müssen Sie diese nur nach Links wischen und anschließend auf „löschen“ tippen.

 

31. Kann ich die App auch Offline nutzen?

Ja, Sie können die App auch im Offline-Modus nutzen, wenn Ihr Endgerät beispielsweise mal keine Internetverbindung an einem bestimmten Standort wie zum Beispiel den Keller hat.

Sobald Sie dann wieder eine Verbindung haben, werden Ihre Änderungen synchronisiert und der gleiche Stand ist wieder auf allen Geräten verfügbar.

 

32. Datenbank wechseln

Haben Sie eine weitere Datenbank erworben, können Sie diese unter Einstellungen > aktive Datenbank auswählen.

Anschließend werden die Daten der neuen Datenbank synchronisiert.

 

Weitere Informationen zum Inventarmanager erhalten Sie hier.