Der digitale Arbeitsplatz bietet große Vorteile bei der Gestaltung einer modernen und effizienten Arbeitsweise. Bei entsprechender Gestaltung profitieren davon alle Beteiligten. Der Arbeitnehmer gewinnt Gestaltungsfreiheit im Homeoffice, der Arbeitgeber erhält mehr Flexibilität und spart unter Umständen Kosten. Das können zum Beispiel Reisekosten sein, wenn mehr Zusammenkünfte virtuell ausgeführt werden. Nicht zuletzt profitieren davon auch die Kunden, in dem Aufträge preiswerter ausgeführt werden.

Im Mittelpunkt steht das Arbeitsergebnis und nicht die physische Präsenz des Arbeitnehmers.

Herausforderung

Auf der anderen Seite ergeben sich durch den plötzlich vermehrten Homeoffice Einsatz der Mitarbeiter, neue Herausforderungen. Vor allem unstrukturierte oder sich in jedem neuen Fall ändernde (Rahmen-)Bedingungen, erfordern eine enge Abstimmung und einen regen Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern, den Kunden Lieferanten, Kooperationspartnern, Behörden und sonstigen Beteiligten. Wenn die Kommunikation mehr virtuell gestaltet wird, dann gestalten sich die Prozesse und Arbeitsabläufe deutlich anders. So kann man zum Beispiel im Homeoffice nicht ohne Weiteres sehen, ob der jeweilige andere Gesprächspartner aktuell ansprechbar ist. Um den Informationsfluss in Gang zu halten, setzen viele Unternehmen auf Videokonferenz- und Chat- Lösungen. Diese digitalen Arbeitswerkzeuge verbessern die Kommunikation. Auf der anderen Seite schaffen sie (z.T. neue) Informationsinseln, seien es private und nur lokal verfügbare Notizen oder es existieren unterschiedliche Ablagen. Diese müssen dann unter Umständen aufwendig synchronisiert werden.

Lösung

Als eine mögliche Lösung bieten sich hier sogenannte Ticketsysteme an. Die unter anderem genau dem Zweck dienen, alle Informationen, Aktionen und Dokumente Fall-orientiert an einem Platz übersichtlich abzulegen. Ein Beispiel dafür ist das quell-offene und frei verfügbare System Redmine. Dieses bietet als Arbeitsplattform den Mitarbeitern im Homeoffice und allen anderen Beteiligten alle Informationen, Werkzeuge und Tools, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Auf Inhalte kann ortsunabhängig vom PC, Smartphone oder Tablett zugegriffen werden und es spielt dabei keine Rolle, wo sich die Anwender gerade aufhalten und wann sie arbeiten.

Fallbeispiel

Einführung

Redmine stellt als Opensource Lösung alle wichtigen und notwendigen Funktionen zur Verfügung und ist auf allen wichtigen Plattformen verfügbar. Es kann einfach auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden. Es müssen nur einige wenige Stammdaten eingeben werden und schon kann man starten. Die meisten anderen benötigten Daten können über ein flexibles Import-Tool (halb-)automatisch übernommen werden.

Schematische Darstellung der Zusammenarbeit im Homeoffice — Verteilte und Virtuelle Arbeitsorganisation

Prozess

In dem obigen Bild wird schematisch die Bearbeitung eines Vorganges im Unternehmen beschrieben. Im ersten blauen Kästchen wird der Vorgang (Ticket/ Aufgabe) angelegt, wichtige Informationen hinzugefügt und einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern zugewiesen. Diese werden je nach Konfiguration z.B. per E-Mail darüber informiert. Sobald der erste Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt und dokumentiert hat, leitet er diese an den Nächsten weiter. Dieses kann per voreingestellten Workflow oder addhoc geschehen.

Ein Projektleiter oder sonstig berechtigter oder verantwortlicher Mitarbeiter kann sich jederzeit einen Überblick über den Status dieser einen Aufgabe, einer Teilmenge oder aller Aufgaben verschaffen. Mit geringen Aufwand können vorhandene Reports dafür genutzt oder auch eigene Reports einfach erstellt werden. Damit können zum Beispiel alle Termin- oder Budgetüberschreitungen auf einen Blick angezeigt werden..

Kommunikation

Um die Effektivität dieser Zusammenarbeit zu erhöhen, wird die PF IT Consult GmbH in Kürze auch integrierte Kommunikations-Tools anbieten, mit der die Mitarbeiter sich per Audio, Video oder Chat ohne Umwege austauschen können. Diese werden, wie Sie das von uns gewohnt sind, für alle Betriebssysteme und Endgeräte erhalten.

Durch den integrierten Workflow können die Aufgaben somit praktisch durch das Unternehmen “wandern”. Jeder involvierte und berechtigte Mitarbeiter sieht den Bearbeitungsstand auf einen Blick.

Bei Bedarf gibt es kostenfreie und kostenpflichtige Addones, welche die Arbeit mit diesem Tool noch einmal deutlich erleichtern können. So gibt es zum Beispiel das Checkbox Tool, mit welchem Checklisten entworfen werden können, die beim bestimmungsgemäßen Einsatz das “Vergessen” von notwendigen Arbeitsschritten deutlich erschweren.

Zusammenarbeit mit gemeinsamen Dokumentenzugriff im Homeoffice — Gemeinsamer Zugriff auf Daten und Dokumente

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil ist eine eindeutige Nummerierung jedes Vorganges, so dass der Vorgang jeder Zeit durch jeden Mitarbeiter einfach aufgefunden werden kann.

Leistungen

Wir bieten dazu folgende Leistungen an:

Das tatsächliche Leistungsangebot hängt dabei immer auch von der Projektgröße ab. Die hier vorgestellte Lösung eignet sich selbst für kleine Unternehmen und Einrichtungen. Das Produkt skaliert aber auch sowohl vom Funktionsumfang als auch von der Performance für größere Unternehmen. Dementsprechend können die Aufwände und der Umfang stark variieren.

Vorbereitung

Wir erstellen mit und für sie folgende Dokumente:

Lasten- und Pflichtenheft
Konzeption und Prozessbeschreibungen
Betriebs- und Sicherheitskonzept

Realisierung

Auf Wunsch installieren und betreiben wir die Plattform und sie nutzen die Anwendung als Service quasi aus der Steckdose (Stichwort SaaS). Wir betreiben unsere Systeme virtualisiert und ausfallsicher und sorgen mit einer lückenlosen Überwachung und einem durchdachten Backup Prozess für einen Betrieb rund um die Uhr.