FAQ HITS Inventarmanager – Häufig gestellte Fragen

Um einen Login zu erhalten, müssen Sie zunächst in den In-App-Käufen ein Abo erwerben. Nach erfolgreichen Kauf öffnet sich die Registrierungsmaske. Dort können Sie nun Ihre Daten des Hauptaccounts eintragen. Nach bestätigen der Form, sind Sie direkt mit Ihrem Account angemeldet und können Ihr Inventar auch von anderen Geräten bearbeiten.

Ein weiterer Weg einen Account zu erwerben, wäre die Angebotsanfrage. Dort können wir Ihnen ein passenden Angebot für Ihr vorhaben erstellen und die benötigten Accounts einrichten, sodass Sie sich am Ende nur noch anmelden müssen.

Haben Sie sich registriert, werden die Daten auf unserer Firmen-Cloud gespeichert. Unsere Firmen-Cloud ist ein Hochverfügbarkeits-Speichercluster, dazu haben wir auch noch eine weitere Node in einem externen abgesicherten Gebäude hinzugefügt.

Ihre Daten werden dann von den jeweils benutzten Geräten aus der Cloud geholt. Dadurch ist es möglich, dass alle Geräte, auf denen Sie mit der App arbeiten, den gleichen Arbeitsstand haben.

Wenn Sie bspw. das Büro wechseln und somit all das Inventar einer Person  zu einem anderen Raum zuweisen wollen, gehen Sie dafür in das Inventar dieser Person. Anschließend klicken Sie auf die 3 Punkte oben Rechts neben dem Filter-Icon und dann auf “Bearbeiten”.  Nun haben Sie die Möglichkeit für das gesamte Inventar dieser Person ein oder mehrere Felder, wie den Standort/Raum zu bearbeiten.

Diese Funktion ist auch für Inventar in einer bestimmte Kategorie, einen Standort oder einem Händler möglich.

Wenn ein Feld, dass Sie zur Beschreibung Ihres Inventars benötigen, noch nicht vorhanden ist, dann können Sie es ganz einfach selbst erstellen.

Gehen Sie dafür auf den Tab “Kategorien”. Dort wählen Sie die entsprechende Kategorie aus und klicken auf “Kategorie bearbeiten” und anschließend auf den „+“-Button der unten zu sehen ist. Nun können Sie die Bezeichnung, sowie den Feldtypen wählen.

Wenn dieses Feld auch in der Trefferliste bei “Inventar” oder in der Suche mit angezeigt werden soll, können Sie den Haken bei “In Trefferliste” setzen.

Nun wird dieses Feld auch in der Inventar-Übersicht angezeigt.

Um ein Inventar zu löschen, müssen Sie den Gegenstand nach links schieben/wischen. Dann erhalten Sie die Optionen „kopieren“ und „löschen“. Klicken Sie auf löschen und Ihr Inventar ist gelöscht. Dies funktioniert beispielsweise genauso bei Kategorien.

Hinter einem Barcode verbirgt sich eine sogenannte EAN (European Article Number), die das Produkt identifiziert. Wird ein Barcode gescannt, werden über eine kostenpflichtige professionelle Seite die Daten dazu gefiltert. Nachdem das Produkt in der Suche gefunden wurde, wird das Inventar in der App dargestellt und kann angelegt werden.

Wichtiger Hinweis: Die Barcode-Scanfunktion ist erst nach Erwerb eines Abos möglich

Haben Sie einen Account erworben, können Sie auf das Inventar und anschließend auf den QR-Code oder auf das Druckersymbol in der oberen Toolbar tippen.

Dort haben Sie nun die Möglichkeit einen Verlauf zu drucken bzw. als PDF zu speichern.

Wir empfehlen als Etikettendrucker den Brother QL-720NW, sowie den Brother PT-E550WVP.

Zum Brother QL-720NW: Dieser ist ein professioneller Etikettendrucker für Einzel- und Endlosetiketten, der Etiketten mit einer Breite von 62 mm mit 150 mm/Sek bedrucken kann. Er kann über seine USB-, LAN- oder WLAN-Schnittstelle in ein Netzwerk integriert werden. Über WLAN ist auch die Nutzung per Smartphone/Tablet möglich.

Den Drucker haben wir mittlerweile seit einigen Jahren im Einsatz.

Den neuen Brother PT-E550WVP haben wir nun auch bereits seit über einem Jahr, dieser nutzt das gleiche Verbrauchsmaterial und ist somit perfekt für uns geeignet gewesen. Mit diesem können Sie jedoch nicht direkt vom Tablet aus drucken, sondern nur über die Brothereigene Software.

Grundsätzlich wird jeder Etikettendrucker gehen, die Einstellungen können Sie in der jeweiligen Druckersoftware bzw. direkt am Gerät vornehmen.

Wenn Sie auf “Inventar” in der Navigation tippen und anschließend oben rechts auf die 3 Punkte neben dem Filter-Icon, öffnet sich ein Fenster. Dort tippen Sie dann auf “Etiketten drucken”, nun haben Sie die Möglichkeit nach Inventar zu suchen, welches dann im unteren Teil bei “Ausgewähltes Inventar” angezeigt wird.

Haben Sie alle Produkte ausgewählt, für die Sie einen QR-Code drucken möchten, klicken Sie weiter um das Format und den Stil zu wählen, anschließend dann auf “Zum Design”. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, weitere Felder dem Etikett hinzuzufügen. Sind Sie fertig mit der Auswahl, tippen Sie auf PDF generieren.

Wichtiger Hinweis: Diese Funktion ist nur für Nutzer mit dem Pro-Abo verfügbar.

Des Weiteren können Sie auch über den CSV-Export, die QR-Codes Ihres gesamten Inventars oder bspw. nur das Inventar einer bestimmten Kategorie/Standort etc. drucken um dies anschließend in eine bereits vorhandene Druckersoftware einzubinden. Dazu klicken Sie im jeweiligen Bereich auf die 3 Punkte oben rechts und dann auf “CSV-EXPORT”. Wählen Sie nun die gewünschten Felder aus und klicken auf “Daten exportieren”.

Haben Sie ein Apple-Gerät können Sie Dokumente über Dateien hochladen. Dazu gehen Sie auf “Dateien” auf dem IPhone oder IPad,  anschließend auf “Auf meinem iPhone” und in den Ordner “Inventar-Manager”.  Verschieben oder Scannen Sie (3 Punkte oben Rechts) Dokumente in diesem Ordner und tippen dieses anschließend an. Es öffnet sich nun der Inventar-Manager und Sie haben die Möglichkeit,  das Dokument anzuzeigen und zu einem Inventar abzulegen.

Tippen Sie in der Navigation auf Standorte und anschließend auf den Standort, für welchen Sie einen Raum erstellen wollen. Tippen Sie nun auf “Standort bearbeiten”, über das blaue “+” unten Rechts haben Sie die Möglichkeit nun einen Raum hinzuzufügen. Geben Sie einen Raumnamen ein und anschließend  auf speichern oben rechts.

Ist der Raum erstellt und haben Sie diesem Inventar hinzugefügt, können Sie dies nun auch unter Standorte -> ausgewählten Standort betrachten und bearbeiten.

Dafür tippen Sie dann oben auf “Bitte einen Standort wählen” und wählen Ihren Raum zu diesem Standort aus.

Der Haupt-Benutzer, über welchen die Datenbank angelegt wurde, hat die Möglichkeit unter Einstellungen -> Datenbank, den Namen der Datenbank zu ändern.

Die anderen Benutzer übernehmen diesen dann.

Mitteilungen können direkt in den Inventar-Details oder in den Kategorien (Kategorie bearbeiten) erstellt werden.

Drücken Sie auf den Button “Mitteilungen”, es öffnet sich ein Fenster in welchem bereits erstellte Mitteilungen angezeigt werden.

Über das “+” können Sie eine neue erstellen. Nun sehen Sie ein weiteres Fenster mit einer Form, die gefüllt werden muss.

Hier haben Sie die Möglichkeit auswählen an wem die Mitteilung versendet werden soll, welches Feld geprüft wird, sowie unter anderem auch, welche Nachricht in der Push-Benachrichtigung angezeigt werden soll.

Bereits versendete Mitteilungen können Sie bspw. über den Tab “Mitteilungen” unten in der Toolbar löschen.

Noch offene können Sie über die Liste löschen, welche sich bei den Inventar-Details > “Mitteilungen”  befindet. Dort dann nach Links wischen, bis sich der “Löschen”-Button zeigt.

Um eine Mitteilung zu bearbeiten, tippen Sie einfach auf diese in der eben genannten Liste.

Einen Vorgang für ein bestimmtes Inventar erstellen Sie am Handy, indem Sie das Inventar nach rechts wischen (wischen Sie nach Links, finden Sie die Button “Kopieren” und “Löschen”).

Tippen Sie nun auf “Vorgang”, anschließend öffnet sich ein PopUp-Fenster in dem Sie einen Vorgang wählen (Verkauft, Verliehen oder bspw. auch selbsterstellte)

Nun können Sie das Datum, die Anzahl und die Person auswählen, sowie ein Kommentar hinterlegen.

Bei der Anzahl haben Sie einen Auswahlbereich von -10 bis +10. Heißt, wenn Sie beispielsweise den Vorgang verkauft wählen und als Anzahl -1 auswählen, wird die Anzahl des Inventars um 1 verringert.

Die erstellten Vorgänge zum Inventar finden Sie in den Inventar-Details ganz unten.

Ziehen Sie dort einen Vorgang nach Links, zeigt sich ein roter Löschen-Button.

Durch bestätigen von diesem, löschen Sie den erstellten Vorgang aus der Historie.

Mehrere Personen importieren Sie, indem Sie im Tab “Personen” auf das + tippen und anschließend auf das CSV-Icon.

In dieser CSV können Sie auch direkt Personengruppen eintragen und hochladen.

Es ist ratsam erst einen Export der derzeitig hinterlegten Personen zu machen, damit Sie wissen, wie die CSV aussehen muss. Den Export können Sie über das CSV-Icon oben rechts erstellen.

Hinweis: Über den gleichen Weg können Sie auch Händler exportieren sowie Importieren.

Ja, dies ist über das “Bearbeiten”-Icon rechts möglich.

Tippen Sie auf das Icon und wählen die Felder aus, welche in der Auswertung mit angezeigt werden sollen. Anschließend können Sie die Auswertung als PDF oder CSV herunterladen (Die jeweiligen Icon’s oben Rechts).

Dazu navigieren Sie zu dem gewünschten Inventar und erstellen einen neuen Vorgang “in Datenbank verschieben”. Anschließend wählen Sie die neue Datenbank, sowie eine der zuvor angelegten Kategorien in der neuen Datenbank aus.

Um eine Kategorie, einen Händler oder bspw. einen Standort zu löschen, ziehen bzw. wischen Sie diesen nach Links. Nun wird die Option “Löschen” angezeigt, tippen Sie auf diese Option um das Objekt zu löschen.

Bei den Kategorien haben Sie außerdem noch die Möglichkeit diese zu kopieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um eigene Standardwerte für bestimmte Felder festzulegen:

Einstellungen >  Inventar-Vorbelegeung > rechts auf “Erstellen”.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie Ihr Feld auswählen können. Haben Sie Ihr Feld ausgewählt, können Sie nun den Wert eintragen.

Um Daten von einer Datenbank zu einer anderen zu übertragen, müssen Sie zunächst der Besitzer der derzeitig ausgewählten Datenbank sein. 

Ist dies der Fall, finden Sie unter “Einstellungen > Datenbank” die Option “Datenbank übertragen”. 

Tippen Sie auf diese Option, öffnet sich ein Modal, in diesem können Sie nun Ihre Auswahl treffen von welcher und zu welcher Sie die Daten übertragen möchten.

Des Weiteren haben Sie dort die Möglichkeit auswählen, ob Sie Ihre Datenbank nach der Übertragung löschen möchten.

Dazu gehen Sie einfach auf die Einstellungen > Neuen Benutzer anlegen. Anschließend öffnet sich eine Eingabemaske in welcher Sie neuen Benutzerdaten eintragen müssen.

Ist dies geschehen, finden Sie Ihren neuen Benutzer unter “Erstellte Benutzer” in den Einstellungen.

Hinweis: Haben Sie das Starter-Abo, können Sie nur 2 weitere Benutzer erstellen.

Eine neue Benutzerrolle erstellen Sie unter Einstellungen > Erstellte Benutzer. Dies ist jedoch nur Möglich, sofern Sie bereits einen Benutzer erstellt haben.

Anschließend sehen Sie oben das Feld “Benutzerrollen” und rechts den “+” Button, tippen Sie auf diesen um eine neue Rolle anzulegen. 

Nun haben Sie die Möglichkeit der Rolle einen Namen zu geben, sowie die Rechte wie gewünscht anzupassen. Als Beispiel können Sie eine Rolle “Nur Lesen” mit den Rechten “Nur lesen” erstellen oder eine weitere Rolle, welche bspw. bestimmte Seiten nicht sehen darf.

Dies können Sie dann per Seiten-Optionen einstellen.

Um die eben erstellte Rolle nun einen Benutzer zuzuweisen, tippen Sie rechts neben dem Datenbanknamen unter dem Benutzer auf das leere Feld, es öffnet sich ein Select-Fenster > wählen Sie dort Ihre Rolle aus.

Um eine Benutzerrolle zu löschen, müssen Sie diese nur nach Links wischen und anschließend auf “löschen” tippen.

Haben Sie eine weitere Datenbank erworben, können Sie diese unter Einstellungen > aktive Datenbank auswählen.

Anschließend werden die Daten der neuen Datenbank synchronisiert.

Wollen Sie nur nach einen bestimmten Feld von bspw. einer Kategorie suchen, können Sie dies über die Inventarsuche, indem Sie im Suchfeld ein @-Zeichen angeben. Warten Sie einen Moment und es werden alle Felder nach denen gesucht werden kann, angezeigt.

Sie können auch direkt nach dem @-Zeichen Ihr Feldname schreiben, gefolgt mit einem Doppelpunkt und dem Wert vom Feld, nach welchen gesucht werden soll.

Beispiel: @Länge:100cm

Wenn Sie ein Inventarbild  löschen möchten, gehen Sie in die Inventardetails und anschließend klicken Sie auf den Button mit den 3 Punkten rechts neben “Foto auswählen”. Es öffnet sich ein Menu, wählen Sie dort “Foto löschen” aus, um das Bild zum Inventar zu entfernen.

So können Sie auch das Bild einer Kategorie, Händler, Person etc. entfernen.

Um Dokumente wie bspw. Rechnungen zu einem Inventar hinzuzufügen, gehen Sie in die Details des jeweiligen Inventars und scrollen nach unten zum Punkt “Dokument auswählen”. Klicken Sie nun auf diese Option, öffnet sich der Dateimanager auf Ihrem Endgerät und Sie können das Dokument hochladen.

Um dieses wieder zu löschen, ziehen Sie das Dokument nach Links, es zeigt sich nun ein roter “Löschen”-Button.

Um eine Unterkategorie zu erstellen, wechseln Sie zum Tab “Kategorien” und klicken auf das “+”-Icon, so als würden Sie eine ganz normale Kategorie erstellen. 

Unter der Kategorie-Bezeichnung finden Sie eine neue Option “Unterkategorie erstellen”, klicken Sie diese an und erstellen Ihre gewünschten Felder.

Um diese ein Inventar hinzuzufügen, gehen Sie in die Details des jeweiligen Inventars und klicken auf das “+”-Icon oben neben der Kategorie. Nun haben Sie die Möglichkeiten in den Details, zwischen der Haupt und Unterkategorie zu wechseln.

Dies ermöglicht Ihnen einen bessere Aufteilung, sowie Überblick in der Eingabemaske.

Die Inventar-Suche finden Sie unter “Inventar”, sowie Kategorien, Händler, Standorte und Personen.

Über die Suche können Sie nach allen Werten suchen, die Sie zuvor dem jeweiligen Inventar hinzugefügt haben, somit auch alle selbst erstellten Felder.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit nach bestimmten Feldern, wie in FAQ-Punkt 2.25. beschrieben, zu suchen und filtern.